レポートフォルダの大掃除をすることになったときの話

「レポートフォルダに使わないレポートが大量に残っていて、本当に必要なレポートが探しづらいんだけど・・・」

と、いうことで、レポートフォルダの大掃除をすることになったときのお話です。

そもそも不要になったレポートは、個々のユーザーが各自で勝手に削除すれば良いのでは？

管理者にしてみれば、それが一番ラクなわけですが、話はそう単純ではないのです。

レポートフォルダ内のレポートを削除するには「公開レポートの管理」権限が付与されている必要がありますが、

「公開レポートの管理」権限が付与されていると、そのユーザーは、全てのフォルダのレポートを削除可能になります。

「全ての」 の部分がポイントです。

誰が作ったレポートでも削除できてしまうので、必然的にこの権限は限られた一部のユーザーに限定して付与しよう、ということになりがちです。（もちろん組織の方針やサイズにもよるとは思いますが。）

一方で、新規レポートを作成する、そして作成したレポートを他の人とシェアする、といった事はみんなができるようにしたい、というケースが多いかと思います。

そうなると、定期的にレポートフォルダを整理・整頓するプロセスを定め、権限を持っているユーザーがそれを実施しないことには、時間と共にレポートの数は増えていきます。

さて、やや横道に逸れましたが、本題のレポートフォルダの大掃除の話に戻ります。

実施したのは；

1.     使われていないレポートを特定する（⇒ カスタムレポートタイプ）

2.     「削除予定」フォルダに隔離する（⇒ レポートのフォルダ間移動）

3.     保留期間を経て１．のレポートを削除する（⇒ 一括削除）

4.     レポートフォルダの監視＆定期清掃の手順を定める（⇒ レポート＆ダッシュボード）

と、いった流れとなります。

個々の作業の詳細については、次回以降に説明したいと思います。